SAP obsahuje některé z nejdůležitějších informací o vašich dodavatelích: kdo jsou, co od nich nakupujete, kolik u nich utrácíte a jak zapadají do vašich nákupních procesů.
Důležité události týkající se dodavatelů však často vznikají mimo vaše ERP.
Dodavatel vstoupí do insolvenčního řízení. Změní se statutární zástupce. Je zveřejněna nová účetní závěrka. Změní se registrovaný bankovní účet. Společnost se objeví na sankčním seznamu.
Tyto události vznikají ve veřejných rejstřících a externích datových zdrojích. Váš SAP proto může nadále obsahovat zcela platná kmenová data dodavatele, zatímco jeho rizikový profil se již změnil.
Právě zde může Corween doplnit vaše ERP.
Vaše ERP ví, kdo jsou vaši dodavatelé. Corween ví, když se kolem nich něco změní.
SAP a Corween řeší rozdílné části problému
SAP je pro mnoho nákupních organizací hlavním operativním systémem.
Spravuje kmenová data dodavatelů, objednávky, faktury, platby a další obchodní procesy.
Corween se zaměřuje na jinou vrstvu: externí informace o dodavatelích.
Kontinuálně monitoruje podporované veřejné rejstříky a datové zdroje a vyhledává události relevantní pro nákupní, compliance a risk týmy.
Příklady mohou zahrnovat:
- insolvenční a restrukturalizační řízení
- likvidaci
- změny zástupců společnosti
- změny vlastnictví
- nové účetní závěrky
- významné změny finančních ukazatelů
- změny registrovaných bankovních účtů
- shody na sankčních a AML seznamech
- další rizikové události specifické pro jednotlivé rejstříky
Propojení obou systémů znamená, že portfolio dodavatelů, které již spravujete v SAP, se může stát také portfoliem monitorovaným v Corween.
Možnost 1: Začněte CSV exportem ze SAP
Integrace další platformy s ERP nemusí vždy začínat IT projektem.
Nejjednodušší způsob, jak začít monitorovat SAP dodavatele v Corween, je CSV export.
Exportujte relevantní seznam dodavatelů ze SAP a importujte jej do Corween. Corween může k identifikaci společností určených k monitoringu použít firemní identifikátory a další dostupné údaje z exportu.
Workflow je jednoduchý:
SAP → CSV export → Corween import → Monitoring dodavatelů → Upozornění
Tento přístup je vhodný zejména tehdy, když chcete začít rychle, otestovat monitoring dodavatelů na existujícím portfoliu nebo se vyhnout změnám ve vašem SAP prostředí.
Dodavatele nemusíte přidávat jednoho po druhém manuálně.
Když se portfolio dodavatelů výrazněji změní, můžete importovat nový export a sladit monitorovaný seznam s vašimi nákupními daty.
Možnost 2: Synchronizujte dodavatele přes Corween API
Pro organizace, které chtějí automatizovanější workflow, lze synchronizaci dodavatelů implementovat přes Corween API.
Vaše SAP prostředí, middleware nebo integrační vrstva může pomocí API udržovat portfolio monitorovaných dodavatelů v Corween synchronizované s interními systémy.
Typický workflow může vypadat takto:
SAP → Integrační vrstva → Corween API → Kontinuální monitoring
Když je dodavatel přidán do relevantní skupiny dodavatelů ve vašem systému, může být zároveň přidán do monitoringu v Corween.
Když se údaje dodavatele změní, příslušný monitorovaný subjekt lze aktualizovat.
Tím odpadá potřeba opakovaných manuálních CSV exportů a monitoring dodavatelů se stává součástí existujícího toku nákupních dat.
Přesná architektura integrace závisí na vašem SAP prostředí a interních procesech. Corween nevyžaduje nahrazení SAP ani migraci nákupních dat do dalšího systému podobného ERP. Funguje jako externí monitorovací vrstva kolem dodavatelů, které již spravujete.
Od synchronizace dodavatelů k rizikovým upozorněním
Synchronizace dodavatelů je pouze první krok.
Po zařazení společnosti do monitoringu Corween kontroluje podporované externí zdroje a sleduje relevantní změny, které následně převádí na jednotný monitoring feed.
Místo toho, aby uživatelé z procurementu opakovaně kontrolovali národní obchodní rejstříky, insolvenční rejstříky, databáze účetních závěrek nebo sankční zdroje, Corween provádí monitoring kontinuálně.
Když se něco relevantního změní, informace se může dostat k lidem nebo systémům, které ji potřebují.
V závislosti na nastavení Corween lze monitoring informace získávat prostřednictvím podporovaných notifikačních a integračních kanálů, jako jsou e-mail, API nebo webhooky.
Organizace si tak mohou vytvořit workflow, ve kterém externí událost týkající se dodavatele spustí interní kontrolu.
Například:
Veřejný rejstřík → Corween detekuje změnu → Riziková událost → Upozornění → Kontrola procurement týmem
ERP zůstává operativním systémem. Corween poskytuje externí signál.
Praktický příklad
Představte si nákupní organizaci s 2 000 aktivními dodavateli uloženými v SAP.
Manuálně kontrolovat každého dodavatele ve více národních rejstřících je nereálné. Dokonce i kompletní kontrola jednou ročně ponechává dlouhá období, během kterých mohou důležité změny zůstat bez povšimnutí.
Společnost proto exportuje relevantní dodavatele ze SAP a importuje je do Corween.
Později proces automatizuje pomocí Corween API, takže noví dodavatelé jsou do monitoringu přidáváni automaticky.
O několik měsíců později je pro jednoho z monitorovaných dodavatelů zveřejněno insolvenční řízení.
Corween událost detekuje a vytvoří upozornění.
Nákupní tým může situaci prověřit v době, kdy má stále prostor zkontrolovat otevřené objednávky, neuhrazené platby, alternativní dodavatele nebo smluvní závazky.
Na samotném nákupním procesu v SAP se nemusí nic měnit.
Rozdíl je v tom, že procurement dostane externí informaci dříve.
Proč neukládat všechno přímo do SAP?
ERP systémy jsou výborné pro řízení interních obchodních procesů, ale informace o riziku dodavatelů pocházejí z mnoha externích zdrojů.
Ve střední a východní Evropě mohou být relevantní informace rozptýleny mezi:
- národní obchodní rejstříky
- insolvenční rejstříky
- databáze účetních závěrek
- zdroje údajů o DPH a registrovaných bankovních účtech
- sankční seznamy
- právní publikace
- další vládní databáze
Tyto systémy používají rozdílné identifikátory, rozhraní, jazyky a harmonogramy publikování.
Replikovat a udržovat všechny tyto integrace přímo v ERP prostředí může být zbytečně komplikované.
Corween poskytuje samostatnou monitorovací vrstvu, která konsoliduje podporované zdroje a převádí změny na normalizované události.
SAP tak může zůstat zaměřený na nákupní operace, zatímco Corween sleduje, co se mění mimo organizaci.
Začněte jednoduše, automatizujte později
Projekt monitoringu dodavatelů nemusí začínat komplexní integrací.
Pro mnoho organizací je praktický postup následující:
- Exportujte dodavatele ze SAP.
- Importujte CSV do Corween.
- Spusťte monitoring portfolia dodavatelů.
- Vyhodnoťte, která upozornění a workflow jsou užitečná.
- V případě potřeby automatizujte synchronizaci přes API.
Takto lze prokázat hodnotu ještě před investováním vývojového času do hlubší integrace.
Stejný princip zároveň znamená, že Corween není omezen pouze na SAP. Zdrojem monitorovaného portfolia dodavatelů může být potenciálně jakékoli ERP, procurement platforma nebo interní systém schopný exportovat data o dodavatelích nebo komunikovat přes API.
Proměňte supplier master na monitorované portfolio dodavatelů
Většina společností již udržuje seznam dodavatelů, na kterých jim záleží.
Chybějící částí často není další databáze dodavatelů. Je jí kontinuální přehled o tom, co se s těmito společnostmi děje mimo ERP.
Corween přidává právě tuto externí monitorovací vrstvu.
Nákupní operace nechte v SAP. Corween ať sleduje, co se mění kolem vašich dodavatelů.
Ať už začnete CSV exportem nebo proces automatizujete přes Corween API, cíl je stejný: zajistit, aby se důležité externí události týkající se dodavatelů dostaly k vašemu nákupnímu týmu dříve, než se z nich stanou provozní překvapení.