SAP obsahuje niektoré z najdôležitejších informácií o vašich dodávateľoch: kto sú, čo od nich nakupujete, koľko u nich míňate a ako zapadajú do vašich nákupných procesov.
Dôležité udalosti týkajúce sa dodávateľov však často vznikajú mimo vášho ERP.
Dodávateľ vstúpi do insolvenčného konania. Zmení sa štatutárny zástupca. Je zverejnená nová účtovná závierka. Zmení sa registrovaný bankový účet. Spoločnosť sa objaví na sankčnom zozname.
Tieto udalosti vznikajú vo verejných registroch a externých dátových zdrojoch. Váš SAP preto môže naďalej obsahovať úplne platné kmeňové údaje dodávateľa, zatiaľ čo jeho rizikový profil sa už zmenil.
Práve tu môže Corween doplniť vaše ERP.
Vaše ERP vie, kto sú vaši dodávatelia. Corween vie, keď sa okolo nich niečo zmení.
SAP a Corween riešia rozdielne časti problému
SAP je pre mnohé nákupné organizácie hlavným operatívnym systémom.
Spravuje kmeňové údaje dodávateľov, objednávky, faktúry, platby a ďalšie obchodné procesy.
Corween sa zameriava na inú vrstvu: externé informácie o dodávateľoch.
Kontinuálne monitoruje podporované verejné registre a dátové zdroje a vyhľadáva udalosti relevantné pre nákupné, compliance a risk tímy.
Príklady môžu zahŕňať:
- insolvenčné a reštrukturalizačné konania
- likvidáciu
- zmeny zástupcov spoločnosti
- zmeny vlastníctva
- nové účtovné závierky
- významné zmeny finančných ukazovateľov
- zmeny registrovaných bankových účtov
- zhody na sankčných a AML zoznamoch
- ďalšie rizikové udalosti špecifické pre jednotlivé registre
Prepojenie oboch systémov znamená, že portfólio dodávateľov, ktoré už spravujete v SAP, sa môže stať aj portfóliom monitorovaným v Corween.
Možnosť 1: Začnite CSV exportom zo SAP
Integrácia ďalšej platformy s ERP nemusí vždy začínať IT projektom.
Najjednoduchší spôsob, ako začať monitorovať SAP dodávateľov v Corween, je CSV export.
Exportujte relevantný zoznam dodávateľov zo SAP a importujte ho do Corween. Corween môže na identifikáciu spoločností určených na monitoring použiť firemné identifikátory a ďalšie dostupné údaje z exportu.
Workflow je jednoduchý:
SAP → CSV export → Corween import → Monitoring dodávateľov → Upozornenia
Tento prístup je vhodný najmä vtedy, keď chcete začať rýchlo, otestovať monitoring dodávateľov na existujúcom portfóliu alebo sa vyhnúť zmenám vo vašom SAP prostredí.
Dodávateľov nemusíte pridávať jedného po druhom manuálne.
Keď sa portfólio dodávateľov výraznejšie zmení, môžete importovať nový export a zosúladiť monitorovaný zoznam s vašimi nákupnými dátami.
Možnosť 2: Synchronizujte dodávateľov cez Corween API
Pre organizácie, ktoré chcú automatizovanejší workflow, je možné synchronizáciu dodávateľov implementovať cez Corween API.
Vaše SAP prostredie, middleware alebo integračná vrstva môže pomocou API udržiavať portfólio monitorovaných dodávateľov v Corween synchronizované s internými systémami.
Typický workflow môže vyzerať takto:
SAP → Integračná vrstva → Corween API → Kontinuálny monitoring
Keď je dodávateľ pridaný do relevantnej skupiny dodávateľov vo vašom systéme, môže byť zároveň pridaný do monitoringu v Corween.
Keď sa údaje dodávateľa zmenia, príslušný monitorovaný subjekt je možné aktualizovať.
Tým odpadá potreba opakovaných manuálnych CSV exportov a monitoring dodávateľov sa stáva súčasťou existujúceho toku nákupných dát.
Presná architektúra integrácie závisí od vášho SAP prostredia a interných procesov. Corween nevyžaduje nahradenie SAP ani migráciu nákupných dát do ďalšieho systému podobného ERP. Funguje ako externá monitorovacia vrstva okolo dodávateľov, ktorých už spravujete.
Od synchronizácie dodávateľov k rizikovým upozorneniam
Synchronizácia dodávateľov je iba prvý krok.
Po zaradení spoločnosti do monitoringu Corween kontroluje podporované externé zdroje a sleduje relevantné zmeny, ktoré následne premieňa na jednotný monitoring feed.
Namiesto toho, aby používatelia z procurementu opakovane kontrolovali národné obchodné registre, insolvenčné registre, databázy účtovných závierok alebo sankčné zdroje, Corween vykonáva monitoring kontinuálne.
Keď sa niečo relevantné zmení, informácia sa môže dostať k ľuďom alebo systémom, ktoré ju potrebujú.
V závislosti od nastavenia Corween je možné monitoring informácie získavať prostredníctvom podporovaných notifikačných a integračných kanálov, ako sú e-mail, API alebo webhooky.
Organizácie si tak môžu vytvoriť workflow, v ktorom externá udalosť týkajúca sa dodávateľa spustí internú kontrolu.
Napríklad:
Verejný register → Corween deteguje zmenu → Riziková udalosť → Upozornenie → Kontrola procurement tímom
ERP zostáva operatívnym systémom. Corween poskytuje externý signál.
Praktický príklad
Predstavte si nákupnú organizáciu s 2 000 aktívnymi dodávateľmi uloženými v SAP.
Manuálne kontrolovať každého dodávateľa vo viacerých národných registroch je nereálne. Dokonca aj kompletná kontrola raz ročne ponecháva dlhé obdobia, počas ktorých môžu dôležité zmeny zostať nepovšimnuté.
Spoločnosť preto exportuje relevantných dodávateľov zo SAP a importuje ich do Corween.
Neskôr proces automatizuje pomocou Corween API, takže noví dodávatelia sú do monitoringu pridávaní automaticky.
O niekoľko mesiacov je pre jedného z monitorovaných dodávateľov zverejnené insolvenčné konanie.
Corween udalosť deteguje a vytvorí upozornenie.
Nákupný tím môže situáciu preveriť v čase, keď má stále priestor skontrolovať otvorené objednávky, neuhradené platby, alternatívnych dodávateľov alebo zmluvné záväzky.
Na samotnom nákupnom procese v SAP sa nemusí nič meniť.
Rozdiel je v tom, že procurement dostane externú informáciu skôr.
Prečo neukladať všetko priamo do SAP?
ERP systémy sú výborné na riadenie interných obchodných procesov, ale informácie o riziku dodávateľov pochádzajú z množstva externých zdrojov.
V strednej a východnej Európe môžu byť relevantné informácie roztrúsené medzi:
- národné obchodné registre
- insolvenčné registre
- databázy účtovných závierok
- zdroje údajov o DPH a registrovaných bankových účtoch
- sankčné zoznamy
- právne publikácie
- ďalšie vládne databázy
Tieto systémy používajú rozdielne identifikátory, rozhrania, jazyky a harmonogramy publikovania.
Replikovať a udržiavať všetky tieto integrácie priamo v ERP prostredí môže byť zbytočne komplikované.
Corween poskytuje samostatnú monitorovaciu vrstvu, ktorá konsoliduje podporované zdroje a premieňa zmeny na normalizované udalosti.
SAP tak môže zostať zameraný na nákupné operácie, zatiaľ čo Corween sleduje, čo sa mení mimo organizácie.
Začnite jednoducho, automatizujte neskôr
Projekt monitoringu dodávateľov nemusí začínať komplexnou integráciou.
Pre mnohé organizácie je praktický postup nasledovný:
- Exportujte dodávateľov zo SAP.
- Importujte CSV do Corween.
- Spustite monitoring portfólia dodávateľov.
- Vyhodnoťte, ktoré upozornenia a workflow sú užitočné.
- V prípade potreby automatizujte synchronizáciu cez API.
Takto je možné preukázať hodnotu ešte pred investovaním vývojového času do hlbšej integrácie.
Rovnaký princíp zároveň znamená, že Corween nie je obmedzený iba na SAP. Zdrojom monitorovaného portfólia dodávateľov môže byť potenciálne akékoľvek ERP, procurement platforma alebo interný systém schopný exportovať dáta o dodávateľoch alebo komunikovať cez API.
Premeňte supplier master na monitorované portfólio dodávateľov
Väčšina spoločností už udržiava zoznam dodávateľov, na ktorých im záleží.
Chýbajúcou časťou často nie je ďalšia databáza dodávateľov. Je ňou kontinuálny prehľad o tom, čo sa s týmito spoločnosťami deje mimo ERP.
Corween pridáva práve túto externú monitorovaciu vrstvu.
Nákupné operácie nechajte v SAP. Corween nech sleduje, čo sa mení okolo vašich dodávateľov.
Či už začnete CSV exportom alebo proces automatizujete cez Corween API, cieľ je rovnaký: zabezpečiť, aby sa dôležité externé udalosti týkajúce sa dodávateľov dostali k vášmu nákupnému tímu skôr, než sa z nich stanú prevádzkové prekvapenia.